Como otimizar o uso do tempo e canalizar esforços no ambiente de trabalho?

Já faz alguns anos que otimizar o tempo deixou de ser uma novidade e passou a ser uma prioridade/requisito para que as empresas sejam mais competitivas no mercado. Isso porque ter uma boa ideia ou investir pesado em melhorias não é mais o suficiente.

Também é preciso reestruturar algumas atividades do negócio para garantir que os processos andem como o planejado. Neste texto, você vai descobrir como otimizar o tempo e aumentar a produtividade do seu negócio. Acompanhe!

Evite distrações

Redes sociais, mensagens instantâneas, e-mail, tudo isso pode estar consumindo um tempo considerável tanto da sua rotina quanto da rotina da sua equipe. Para se ver livre destes verdadeiros ladrões de tempo é preciso primeiro identificá-los.

Portanto, analise sua rotina e tente descobrir quanto tempo você e seu time demoram para realizar as tarefas. Muitas vezes nós não notamos o quanto essas distrações prejudicam, pois as misturamos com a produção, perdendo o foco naquilo que deve ser feito.

Defina as prioridades

Durante o dia, relembre ou anote o que deve ser cumprido, quem são as pessoas com as quais você terá que falar e como você se preparou para se dirigir a cada uma delas. Isso ajudará a manter o compromisso com o trabalho.

Vale ressaltar que, apesar de todos requisitarem sua atenção/presença ao mesmo tempo, a melhor forma de trabalhar é realizando uma tarefa de cada vez para garantir que ela seja cumprida com qualidade.

Quando estamos vivenciando um processo de estresse elevado é muito comum trabalharmos, por exemplo, com diversos sistemas, pastas e arquivos abertos ao mesmo tempo. Isso não passa de uma “aparência” para fazê-lo acreditar que tudo está sob controle e gera maior ansiedade.

Por isso, priorize suas tarefas mais importantes no período da manhã para desafogar as horas restantes da sua rotina.

Incentive a autonomia de seus colaboradores

Um dos problemas mais comuns enfrentados por gestores e donos de negócios é o acúmulo de responsabilidades. A falta de segurança em abrir mão de algumas decisões pode prejudicar a sua produtividade. Muitos ainda não conseguem delegar tarefas por receio de que seu funcionário não realize a atividade de forma eficaz e assim, acabam sobrecarregados, mal-humorados e sem o resultado necessário.

Um bom empresário acredita no potencial de seu time, capacita/treina seus funcionários e deixa que eles tenham autonomia no local de trabalho. Você, mais do que qualquer pessoa, conhece os profissionais da sua empresa e, por esse motivo, deve encorajá-los com novas demandas e funções.

Pense em quantas ideias funcionais podem surgir com uma atitude dessas! Uma vez que seu pessoal sente que está no controle, podem ajudá-lo a desenvolver novas estratégias e propor abordagens diferentes.

Promova uma boa comunicação interna

Você pode até pensar que essa atitude não é uma ferramenta, no significado próprio da palavra, mas provavelmente pode usá-la a favor da empresa. Afinal, depois de se preparar e, provavelmente, ter ideias sobre todas as informações expostas até este momento do texto, não adianta ter um time que não esteja engajado e motivado com as ideias da empresa, certo? E é aí que a comunicação pode ajudar!

Ter uma equipe alinhada, que se comunique e consiga acompanhar, com eficiência, todas as metas — tanto individuais quanto globais — é fundamental. Portanto, utilizar um software especializado em comunicação interna se faz necessário. O Slack, por exemplo, seria uma ótima ajuda. Nele, é possível:

  • compartilhar mensagens e arquivos em tempo real;
  • ter grupos fechados e sem limite de pessoas;
  • acessar em diversos dispositivos (tablets, smartphones, computadores e notebooks);
  • integrar com outras ferramentas.

Com esse tipo de sistema fica muito mais fácil tomar decisões para problemas que exigem agilidade para serem resolvidos da melhor forma.

Pense em um plano B

Depois de definir as prioridades e se planejar, crie um plano B para cada uma das atividades. Assim, caso algo não funcione como o esperado, você saberá como proceder.

Tente prever possíveis imprevistos antes de realizar determinadas tarefas. Isso ajuda a reduzir o tempo lá na frente caso, durante a execução do procedimento, surja algum imprevisto, afinal, você já estará instruído.

Realize o Kanban

Os orientais, em especial os japoneses, são muito bons em criar metodologias de fácil aplicação e eficácia garantida quando o assunto é melhorias. Uma dessas técnicas é o Kanban, um procedimento muito utilizado no gerenciamento de processos.

Consiste em disponibilizar um quadro/mural com todas tarefas a serem cumpridas anotadas em cartões coloridos, sendo dividido em três etapas: a fazer, fazendo e concluído. Dessa forma, cada responsável por uma atividade desloca os cartões entre essas fileiras, mostrando o que já está feito.

O Kanban também é considerado uma ferramenta de gestão à vista, pois permite que você e sua equipe acompanhem a produtividade em tempo real, mantendo todos bem informados sobre o processo, além de promover o engajamento.

Utilize a técnica GTD – Getting Things Done

O GTD é um outro método bastante aplicado na otimização de tempo, o qual ajuda a fracionar processos complexos em tarefas menores, para acelerar o ritmo no momento de colocá-las em prática.

Sua aplicação é bastante simples, basta:

  • registrar as atividades a serem feitas;
  • avaliar cada demanda;
  • identificar o que deve ser feito;
  • definir prazos de conclusão;
  • executar as tarefas;
  • revisar a lista para constatar se nada foi esquecido.

Estabeleça pausas estratégicas

Tão relevante quanto realizar as atividades é saber o momento de pausar. É essencial que você reúna tarefas compatíveis, por exemplo, evite fazer um procedimento mais intelectual após executar um trabalho braçal. Isso porque o estresse e fadiga causados pelo primeiro pode prejudicar o rendimento do segundo.

Toda atividade tem características e demandas próprias que desgastam o colaborador de maneiras diferentes. Portanto, as pausas são extremamente necessárias para que a energia gasta com uma das atividades não comprometa a seguinte. Dessa forma, você e sua equipe estarão sempre renovados, dando o máximo de si.

Esperamos que as informações ditas ao longo deste texto possam te ajudar a otimizar o tempo dos processos da sua empresa e aumentar a produtividade. Para isso, basta colocá-las em prática o quanto antes para sair à frente da concorrência!

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