Controle de estoque: saiba o que fazer para beneficiar seu negócio

Lidar com o fluxo de mercadorias pode ser uma tarefa bem trabalhosa em alguns negócios. No comércio, por exemplo, costuma haver uma entrada e saída de produtos bem frequente, o que aumenta a necessidade de um controle de estoque bem preciso.

Acompanhar o trajeto dos produtos da sua loja, desde a aquisição com os fornecedores até a venda, é uma tarefa muito importante para a manutenção dos negócios. Problemas com o estoque se refletem diretamente nas vendas e no faturamento.

Se faltar mercadoria, não será possível atender à demanda. Se houver excesso, a loja terá gasto mais com produtos do que conseguiu faturar com as vendas.

Para te ajudar a evitar esse tipo de situação, trouxemos aqui sete medidas para melhorar o controle de estoque na sua empresa. Acompanhe!

1. Faça um controle dos seus fornecedores

Todo estoque começa nos produtores e entregadores da mercadoria. Se há problemas na fabricação, transporte ou conservação dos produtos, eles não podem ser vendidos adequadamente para o cliente final.

Por isso, é importante tomar cuidado ao escolher seus fornecedores. Critérios simples, como pontualidade e procedimentos de entrega documentados, podem fazer uma grande diferença.

Além disso, você provavelmente terá de lidar com mais de um fornecedor em seu trabalho. Não só de produtos para vender, mas também de outros itens necessários, como etiquetas, papel para recibos, produtos de limpeza etc.

Dentro do seu controle de estoque deve sempre haver uma marcação clara sobre qual item foi fornecido por quem, combinado a datas de pedido e entrega, além de outros detalhes relevantes. Todos esses dados serão necessários para a gestão.

2. Estabeleça um volume de fluxo

O acompanhamento do fluxo de caixa é outro ponto muito importante para evitar que o estoque fuja do controle. Se você tem uma média de vendas estimada para um determinado período, pode planejar seu estoque de acordo com essas informações, com um fornecimento regular que sempre caiba na sua demanda.

Determinar o volume do fluxo de mercadorias pode demandar algum tempo e análise. São necessários alguns dados de vendas já registradas, que servem para tirar a média de determinados períodos. Porém, uma vez estabelecido esse padrão, será mais fácil determinar o volume necessário.

3. Minimize o tamanho do estoque

Alguns empreendedores acreditam que ter sempre algum excedente dentro do seu controle de estoque é o ideal. Não é um pensamento incorreto, mas é bom tomar cuidado com o tamanho desse excedente.

Como já mencionamos, mercadoria parada significa prejuízo em vários níveis — tanto pela falta de vendas quanto pela manutenção e preservação dos produtos.

Uma tática usada para evitar esse tipo de problema é trabalhar com um estoque reduzido, ou seja, que possua o mínimo necessário de mercadoria. Dessa forma, não haverá problemas com excedentes.

Claro, você ainda terá de lidar com o risco de quebra do PDV, quando não há mercadoria para atender a demanda. Mas esse é um risco menor se comparado à outra opção.

4. Tente estimar variações na demanda

Outra forma de evitar problemas, tanto de excesso quanto de falta, é prever certas mudanças no fluxo de mercadorias. Alguns eventos, como mudanças de preços e na economia em geral, podem mudar o número de clientes em um determinado período ou o ticket médio da sua base atual. Consequentemente, isso tem efeito no seu estoque.

Porém, com algum grau de informação, é possível se adiantar a essas mudanças mais repentinas, alterando o volume do estoque antecipadamente. Dessa forma, você pode aproveitar totalmente um período de alta ou evitar prejuízos durante uma baixa.

É possível notar alguns sinais dessas mudanças em notícias sobre a economia, analisando variações de eventos e promoções já ocorridos, ou mesmo por meio da opinião de sua base atual.

5. Use softwares para controle de estoque

É quase impossível acompanhar todo o fluxo de mercadorias, vendas e faturamento apenas no papel — especialmente se você lida com múltiplas fontes e muitos compradores. O ideal aqui é utilizar um sistema minimamente automatizado, um software de gestão voltado para o acompanhamento de estoque e outros elementos relacionados.

Com esse sistema, é possível integrar os valores e mercadorias de várias lojas, o que é muito útil para uma rede. Da mesma forma, você pode treinar cada membro da equipe de vendas para registrar imediatamente o fluxo de mercadorias, evitando que qualquer dado seja perdido.

Além disso, muitos softwares vêm com outros recursos, como análise financeira e geração de relatórios para avaliação da gestão.

6. Crie um protocolo de controle

Para promover o melhor controle de estoque, toda a equipe deve entender as regras de movimentação de mercadorias e segui-las. Não apenas em relação à preservação dos produtos, mas também sobre os procedimentos de estoque que facilitam o seu controle.

É o caso, por exemplo, de haver um passo a passo a partir do fornecimento, considerando cada etapa até a venda.

Uma forma de melhorar o segmento desse protocolo é elaborar uma ficha de estoque. Ela pode ser digitalizada, o que não aumenta os custos para a empresa. Nela, constam informações como: descrição do produto, código, volume atual e movimentado da mercadoria, datas de recebimento e venda, custos envolvidos etc.

Esse protocolo pode ser integrado ao seu software de gestão, o que poupa tempo e permite que ele seja utilizado para outras finalidades.

7. Reavalie seu estoque regularmente

Por fim, mas não menos importante, um bom controle de estoque não pode ser mantido sem uma auditoria. Independentemente de suas precauções, alguns desvios entre o estoque real e os números registrados nos documentos vão sempre ocorrer. Essas pequenas diferenças podem se acumular até um ponto em que não será possível trabalhar com as informações estimadas.

Ao realizar auditorias e verificações regulares no seu estoque, você pode retificar os números e evitar que esses erros se acumulem. Alguns estabelecimentos podem realizar uma verificação diária, enquanto negócios maiores podem planejar vistorias semanais ou mensais, para dias de menor movimento.

Agora que você já tem algumas dicas para melhorar o seu controle de estoque, é hora de começar a aplicá-las ao seu negócio. Acompanhe nossas redes sociais e fique sempre por dentro de conteúdos importantes para a sua área! Estamos no FacebookTwitterLinkedIn, Google+ e YouTube!

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